Analiza Danych cz. 1

23.01.17r.

Efektywne analizowanie danych firmowych z wykorzystaniem Microsoft Excel, niezależnie od poziomu zaawansowania. Poznaj narzędzia i funkcje, które pomogą ci w pracy.

Często w pracy stajemy przed wyzwaniem: w jaki sposób mamy przeanalizować dane, które gromadzimy w naszej firmie? Najlepiej, aby się za dużo nie przepracować i aby ładnie wyglądało.

W większości firm podstawowym narzędziem do zbierania, analizy i wizualizacji danych, pozostaje Microsoft Excel.

Sam program jest potężnym narzędziem, które możemy wykorzystać do wielu celów. Podstawową rzeczą jest dokładne poznanie jego możliwości tak, aby móc przedstawić dane w jak najlepszy sposób: czytelnie i prosto. Niestety statystyki dotyczące MS Excel nie są zbyt optymistyczne ponieważ pokazują, że większość użytkowników tak do końca nie zna tego narzędzia. Ma tu zastosowanie „Zasada Pareta”, czyli 80/20, oznacza to, że osiemdziesiąt procent użytkowników programu korzysta z jego dwudziestu procent funkcjonalności. Prowadzi to do budowania dość rachitycznych rozwiązań, które konsumują dużo zasobów takich jak np.: czas i pamięć. Doświadczenie pokazuje, że chociażby poznanie i zastosowanie formuł Excela potrafi znacznie skrócić i zoptymalizować przetwarzanie danych. Sam program pozwala na przechowywanie przeszło 1 miliona wierszy i 16 tysięcy kolumn, co już samo w sobie powoduje obciążenie systemu, a dodatkowe „złe obrabianie” dociąży go jeszcze mocniej. Taka sytuacja często zniechęca do korzystania z produktu i sięgania do rozwiązań innych firm, co nie byłoby konieczne gdyby poświęcić trochę czasu na poznanie jego możliwości.

Podstawową funkcjonalnością Excela, ułatwiającą analizę danych jest tabela przestawna.


Dzięki niej możemy w prosty sposób (wystarczy kliknąć) liczyć agregaty (funkcje agregujące to takie funkcje, którym na wejściu wskazuje się dużą ilość komórek na podstawie, których obliczają one ich np.: sumę, średnią, itp.) na dużych zbiorach danych bez potrzeby pisania formuł. Tabela przestawna umożliwia również rozbicie tej funkcji na wymiary czyli dołożenie kontekstu funkcji np.: mamy sumę sprzedaży i chcemy ją zobaczyć w rozbiciu na sprzedawców – forma grupowania.


Niestety minusem tej funkcjonalności jest to, że wykorzystywane dane muszą znajdować na jednym arkuszu[*]. Konsekwencją tego może być bardzo duży rozmiar pliku. Czasami próbuje się wykorzystać funkcje typu „wyszukaj.pionowo” lub „indeks” (czasami też VBA) aby powiązać dane z różnych arkuszy. Dzięki temu ograniczamy redundancję (powtarzanie się) danych. Dla zwykłego użytkownika ten proces może być nie zrozumiały lub bardzo czasochłonny, co zniechęca do dalszej pracy i powoduje, że analityk sięga po rozwiązania firm trzecich (np.: Crystal Reports) tzw. dodatków do Excela, które wg. niego są bardziej intuicyjne w obsłudze. Microsoft zauważył tą tendencję i sam zaczął opracowywać takie rozszerzenia aby uprościć analizę danych. Te dodatki to: Power Pivot, Power Map, Power Query i Power View.

W dzisiejszych czasach okazuje się, że potrzeba graficznej wizualizacji oraz współdzielenia raportów znacznie wzrosła, więc Microsoft zareagował na ten trend i stworzył narzędzie PowerBI.



PowerBI jako osobny produkt łączy działanie powyższych dodatków bez potrzeby posiadania Excela (stand alone product) zarówno w wersji online (www.powerbi.com) jaki i do zainstalowania lokalnie (Power BI Desktop).


W kolejnych odsłonach chciałbym opowiedzieć po krótce o każdym z tych dodatków oraz samym  PowerBI.